регламент работы с дебиторской задолженностью

Компания постоянно функционирует в режиме движения финансов. Но как только у этого виртуального массива денег пропадает баланс, нормальное функционирование и устойчивость организации оказывается под угрозой. В этом обзоре мы рассмотрим, что такое система, инструменты, стратегия, политика и современные методы управления дебиторской задолженностью предприятия.

Основной задачей подобного менеджмента является минимизация разрыва между текущими средствами компания, и задолженностью в ее пользу. Ведь дебиторка – это, по сути, как раз долг, которым облагаются клиенты и контрагенты проекта. Возникает он по различным причинам, предоплата за товар, продажа ТМЦ с отсроченным платежом, обязательное возмещение ущерба, которое затягивается и другие факторы.

Допустим, предприятие реализует лакокрасочные изделия, продавая их оптом магазинам, которые платят в рассрочку. А своим поставщикам сырья проект при этом выдает деньги сразу же. Какая получается ситуация? Если клиентов мало, то разницу во времени между оплатой вполне получится погасить за счет оборотного капитала. Но с ростом количества участников цепочки, разрыв будет все сильнее увеличиваться. Возникает парадокс, чем больше клиентов – тем меньше денег. И приемы управления дебиторской задолженностью организации – это возможность не допустить критического разрыва, сохраняя финансовую устойчивость компании, а также нормальное функционирование всех отделов. В этом и заключается главная цель менеджмента.

Условно дебиторку делят на несколько групп. В первую очередь популярно разделение на коммерческую и некоммерческую. Первая группа – это стандартный долг в денежной форме, например, когда товар уже отправлен, а оплата за него пока еще не поступала. А некоммерческая – это задолженность, сформировавшийся из-за неоформленной отчетности. Деньги уже поступили, но использовать их невозможно, ведь в базе их просто нет. Также дебиторку делят на денежную и документную. Первая – обычный финансовый долг, а вторая – это незакрытые первичной отчетностью расходы.

Читайте так же:  правила проживания в квартире посуточно

Цели управления дебиторской задолженностью в балансе всех обозначенных видов.

Как организовать контроль дебиторской задолженности

Дебиторская задолженность является важным активом и играет значимую роль в финансово-хозяйственной деятельности предприятия. Высокая ее доля в общей структуре активов хозяйствующего субъекта снижает ликвидность и финансовую устойчивость предприятия и повышает риск финансовых потерь. На величину дебиторской задолженности предприятия оказывают влияние как внешние факторы (общее состояние экономики и расчетов в стране, эффективность денежно-кредитной системы, уровень инфляции, емкость рынка и его насыщенность), так и внутренние: осуществления контроля за дебиторской задолженностью, уровень профессионализма в управлении дебиторской задолженностью, а также состояние ее учета.

Организация контроля, за дебиторской задолженностью предполагает проведение комплекса мероприятий, направленных на снижение риска невозврата дебиторской задолженности. Общепринятых методов контроля над дебиторской задолженностью не существует, многие рычаги по управлению ею зависят от отраслевой специфики предприятия, его масштаба, оборотов, рыночных условий и иных показателей. Тем не менее, при организации контроля можно ориентироваться на несколько основных факторов.

К основным элементам системы контроля дебиторской задолженности относятся:

  • контроль и учет договоров с покупателями,
  • контроль оформления документации,
  • установление характера дебиторской задолженности,
  • осуществление своевременного контроля и
  • принятие необходимых мер.

При этом важно учитывать, что система контроля дебиторской задолженности должна охватывать все этапы продажи товаров, работ (оказания услуг) – от момента заключения договора с покупателем до фактической реализации товара, работ (оказания услуг) и получения оплаты. Следовательно, в процесс контроля за дебиторской задолженностью должны быть включены все службы (отделы), взаимодействующие с контрагентом (менеджеры, юристы, бухгалтера и иные специалисты).

Для внедрения системы контроля дебиторской задолженности предприятию необходимо разработать регламент, в котором предусмотреть:

  • всех ответственных лиц на каждом этапе работы с контрагентом (от стадии заключения договора до момента оплаты задолженности);
  • порядок предварительной работы с потенциальными дебиторами на предмет их платежеспособности, наблюдение за своевременностью выполнения ими своих обязательств;
  • срок мониторинга задолженности (ежедневно, раз в три дня или иной допустимый период);
  • форму документа, в котором раскрывается перечень дебиторов с указанием сумм задолженности, сроков погашения задолженности по договору, количества дней просрочки, принятые меры по взысканию просроченной задолженности и т.п.;
  • меры по взысканию просроченной задолженности (уведомления о просрочке платежа, претензионное письмо, приостановка отгрузок, переговоры по оплате задолженности, подача судебных исков и т.п.), сроки осуществления предусмотренных мер.
  • выявление степени риска появления недобросовестных покупателей путем расчета резерва по сомнительным долгам.
Читайте так же:  как рассчитать зп за неполный месяц

В рамках осуществления контроля необходимо проводить анализ наличия всех правоустанавливающих документов возникновения дебиторской задолженности, в случае отсутствия какого-либо документа ответственные лица должны принять всевозможные меры по получению данного документа (например: отсутствие договора, акта или иного документа по сделке), в ином случае риск невозврата дебиторской задолженности значительно возрастает.

Отчет для осуществления контроля над дебиторской задолженностью можно оформить по форме документа, представленного в таблице ниже:

Наименование контрагента, реквизиты договора ООО «Бринкс» Договор № 48/12 от 15.10.2016 г. АО «Дели» Договор № 16 от 10.08.2016 г. ООО «Энтра» Договор б/н от 23.02.2016 г. Итого
Общая сумма задолженности, тыс. руб. 15 000 5 000 1 900 21 900
Текущая задолженность, тыс. руб. 7 000 7 000
Просроченная задолженность, тыс. руб. 8 000 5 000 1 900 14 900
в.т.ч. по срокам возникновения просроченной задолженности, тыс. руб. до 7 дн. 4 000 4 000
от 7 до 30 дн. 4 000 4 000
от 30 до 60 дн. 5 000 5 000
от 60 до 90 дн.
свыше 90 дн. 1 900 900
Проведенные мероприятия по взысканию задолженности Проведены переговоры 23.12.2016, контрагент предоставил гарантийное письмо об оплате до 15.01.2017 Направлено письмо с требованием об уплате от 01.12.2016 Подан иск в суд, дело находится на стадии рассмотрения Х
Анализ платежеспособности должника Анализ проведен на основании Баланса, показатель платежеспособности является удовлетворительным Анализ проведен на основании Баланса, показатель платежеспособности является удовлетворительным Анализ проведен на основании информации доступной в открытых источниках, платежеспособность признана, как неудовлетворительная (множество судебных исков о взыскании задолженности)

На основании сведений, представленных в таблице, анализируются сроки возникновения, суммы задолженности, принятые меры по взысканию задолженности, а также информация о платежеспособности дебитора. Полученная информация поможет принять верные решения при рассмотрении возможных мер, направленных на взыскание дебиторской задолженности.

Читайте так же:  страховка жизни при ипотеке

В качестве предупредительных мероприятий по недопущению возникновения просроченной дебиторской задолженности необходимо внедрить выполнение следующих мероприятий:

  • проведение прогнозной оценки уровня финансовой устойчивости и платежеспособности потенциального покупателя (заказчика), перед заключением договора;
  • включение в договоры с покупателями и заказчиками существенных условий, определяющих порядок их исполнения, штрафных санкций за неисполнение обязательств;
  • установление системы скидок в случае досрочной оплаты счетов предприятия;
  • внедрение системы ответственности менеджеров по продажам за несвоевременную оплату их клиентами счетов предприятия;
  • установление предельной суммы возможных сделок на основе минимизации количества сомнительных долгов;
  • своевременное проведение инвентаризации расчетов с дебиторами.

Организация и внедрение контроля за дебиторской задолженностью позволит существенно снизить уровень риска неплатежей и непредвиденных убытков, что в конечном итоге окажет положительное влияние на финансовые показатели предприятия.

регламент работы с дебиторской задолженностью
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here