положение об экспертной комиссии

Положение о постоянно действующей экспертной комиссии (ЭК) по организации отбора, экспертизы ценности и передачи на муниципальное хранение документов Архивного Фонда

1.1. Постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) создана для организации и проведения работы по экспертизе ценности управленческой документации и подготовке ее к передаче на муниципальное хранение.

1.2. Постоянно действующая ЭК является совещательным органом при Администрации Красносулинского района. Ее решения вступают в силу после их утверждения председателем комиссии. В необходимых случаях – только после согласования с ЭПК Комитета по управлению архивным делом Ростовской области.

1.3. Персональный состав ЭК утверждает глава Администрации Красносулинского района из наиболее квалифицированных сотрудников отделов или структурных подразделений Администрации Красносулинского района.

ЭК возглавляет управляющий делами Администрации Красносулинского района.

1.4. В своей работе ЭК руководствуется Законом РФ «Об Архивном деле в РФ»; «Положением об Архивном фонде РФ»; Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного Фонда РФ и других архивных документов; Уставом муниципального образования «Красносулинский район».

2.1. Постоянно действующая экспертная комиссия осуществляет контроль за организацией документов в делопроизводстве Администрации Красносулинского района, принимает участие в разработке инструкции по делопроизводству и номенклатуры дел, других пособий по работе с документами.

2.2. Проводит ежегодный отбор документов для дальнейшего хранения, или к уничтожению; принимает непосредственное участие в экспертизе ценности документов.

2.3. Рассматривает и представляет в установленном порядке на утверждение или согласование в сектор «муниципальный архив» Администрации Красносулинского района:

— описи дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу;

Читайте так же:  официальный больничный задним числом

— акты о выделении к уничтожению дел, сроки хранения которых истекли;

— предложения об изменении или уточнении сроков хранения документов, установленных действующим законодательством и нормативно-методическими рекомендациями;

— номенклатуру дел Администрации Красносулинского района, ее отделов и структурных подразделений, акты об утере или неисправимом повреждении документов постоянного или долговременного сроков хранения, по личному составу;

— графики подготовки и передачи дел на муниципальное хранение.

2.4. Представляет в сектор «муниципальный архив» Администрации Красносулинского района для утверждения на ЭПК Комитета по управлению архивным делом Ростовской области:

— описи дел постоянного и долговременного сроков хранения;

— предложения об уничтожении, изменении, установлении сроков хранения документов;

— акты о неисправном повреждении и утрате документов постоянного, долговременного сроков хранения, документов по личному составу.

Согласованию с сектором «муниципальный архив» Администрации Красносулинского района подлежат:

— инструкция о делопроизводстве;

— номенклатура дел учреждения;

— положение об ЭК.

2.5. Постоянно действующая ЭК проводит консультации для сотрудников Администрации Красносулинского района по вопросам работы с документами, экспертизы их ценности, участвует в организации и проведении проверок состояния документоведения и архивоведения в структурных подразделениях.

2.6. Участвует в работе по:

— организации использования документов, определению нормы доступа к документам, имеющим ограничительные грифы, изменению и снятию таких грифов;

— совершенствованию работы по исполнению запросов граждан, юридических и физических лиц.

2.7. Организует работу специалистов:

— по выявлению и возврату в Россию документов по истории своего ведомства, своей организации, которые по различным причинам оказались за границей России;

— по инициативному документированию (записи воспоминаний старейших и достойных работников) с целью создания истории своего учреждения.

3.1. Экспертной комиссии предоставлено право в пределах своей компетенции давать указания и разъяснения работникам структурных подразделений Администрации Красносулинского района по всем вопросам работы с документами.

Читайте так же:  образец договора соц найма жилого помещения

3.2. Требовать от руководителей структурных подразделений Администрации Красносулинского района розыска недостающих дел постоянного, долговременного хранения, дел по личному составу; справок о несохранности документов в случае их утраты или неисправимого повреждения.

3.3. Запрашивать от специалистов структурных подразделений Администрации Красносулинского района заключения и предложения, необходимые для определения ценности и сроков хранения документов.

3.4. Заслушивать на заседаниях ЭК информацию о состоянии работы с документами (обеспечение сохранности, правильность формирования в деле, утрата или умышленное уничтожение, экспертиза ценности и подготовка к передаче в сектор «муниципальный архив» Администрации Красносулинского района и т.п.).

3.5. Приглашать на заседание в качестве экспертов и консультантов специалистов госархива Ростовской области.

4. Организация работы ЭК

4.1. ЭК Администрации Красносулинского района взаимодействует непосредственно с ЭПК (экспертно-проверочной комиссией) Комитета по управлению архивным делом Ростовской области, получает соответствующие организационно-методические указания.

4.2. Заседания комиссии проводятся по мере необходимости, обязательно протоколируются.

Члены ЭК имеют право решающего голоса. Приглашенные консультанты и эксперты – в голосовании не участвуют.

Решение принимается простым большинством голосов. При разделении голосов поровну, решение принимает председатель ЭК. Особые мнения членов ЭК, экспертов и консультантов заносятся в протокол заседания.

4.3. ЭК в лице ее председателя, заместителя и секретаря имеет право принимать к рассмотрению, либо возвращать для доработки некачественно подготовленные документы и описи дел.

4.4. Ведение делопроизводства ЭК, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность возлагается на секретаря комиссии.

Положение об экспертной комиссии

Дарья Курильчик,
историк-архивист, преподаватель

В соответствии со ст. 10 Закона Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» для проведения экспертизы ценности документов в государственных органах, иных организациях образуются центральные экспертные комиссии и экспертные комиссии. Индивидуальные предприниматели проводят экспертизу ценности документов без образования ЭК.

Читайте так же:  должностные обязанности дворника

Постоянно действующая ЦЭК создается в министерствах и других республиканских органах государственного управления, в государственных и негосударственных организациях, имеющих подведомственную сеть. Она осуществляет координацию и руководство деятельностью ЭК подчиненных организаций. Если организации, входящие в подведомственную сеть, не передают документы на государственное хранение, то ЦЭК утверждает представляемые ими описи дел по личному составу и один раз в 5 лет согласовывает их номенклатуры дел. В организациях, не имеющих подведомственную сеть, где отсутствуют экспертные службы в структурных подразделениях, создаются ЭК.

Экспертизе ценности документов подлежат все документы независимо от вида носителя информации, образующиеся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей. Проведение экспертизы ценности документов в организации, являющейся источником комплектования государственного архива, осуществляется под методическим руководством и при консультативной помощи соответствующего государственного архива.

ЦЭК (ЭК) должна быть создана в каждой организации независимо от ее формы собственности и организационно-правовой формы. В ее состав необходимо включить не менее 3 человек. Председателем ЦЭК (ЭК), как правило, назначается заместитель руководителя организации, секретарем — руководитель службы ДОУ или заведующий архивом (лицо, ответственное за архив), а в качестве членов включаются главный бухгалтер, начальник отдела кадров и другие наиболее квалифицированные работники организации. В состав ЦЭК (ЭК) организации, являющейся источником комплектования государственного архива, может включаться работник соответствующего государственного архива.

Персональный состав ЦЭК (ЭК) утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации по основной деятельности.

Члены ЦЭК (ЭК) организации должны знать задачи, функции, круг вопросов, входящих в компетенцию как всей организации, так и ее отдельных структурных подразделений, специфику их деятельности, связи с другими организациями. Все эти сведения при экспертизе ценности помогут определить характер документации, ее ценность. Это также поможет установить, в каких структурных подразделениях образуются документы по основным вопросам ее деятельности, а в каких документы по вопросам второстепенного значения.

Читайте так же:  экспликация помещения что это

ЦЭК (ЭК) организации является постоянно действующим совещательным органом, поэтому необходимости в ее ежегодном создании нет. С течением времени в составе членов ЦЭК (ЭК) могут происходить изменения. В таком случае комиссия не создается вновь, а приказом (распоряжением) руководителя в ее состав вносятся изменения.

ЦЭК (ЭК) действует на основании положения, утверждаемого руководителем организации. Положение о ЦЭК (ЭК) организации, являющейся источником комплектования государственного архива, согласовывается с соответствующим государственным архивом. Положение о ЦЭК (ЭК) иных организаций согласовывается с ЦЭК вышестоящей организации (при ее наличии).

Заседания ЦЭК (ЭК) должны проводится не реже двух раз в год в соответствии с планом работы. Как уже говорились выше, ЦЭК (ЭК) является совещательным органом, поэтому ее решения оформляются протоколами, утверждаемыми руководителем организации. Вместе с тем согласно п. 57 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиций Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143, решение ЦЭК (ЭК) при необходимости также может оформляться приказом (распоряжением) руководителя организации.

положение об экспертной комиссии
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here