от какого момента отсчитывается порядковый номер документа

Учетный порядковый номер – это просто номер по порядку, который фиксируется в учетных документах, т.е. номер внесенной записи.

В делопроизводстве мы порядковые номера записей о документах вносим во все виды журналов регистрации документов (журналы выдачи доверенностей, во внутренние описи документов дела, в описи дел, акты приема-передачи, инвентаризации, выделения документов к уничтожению и т.п. учетные документы). Графа для учетного порядкового номера часто обозначается «№ п/п», что означает «номер по порядку».

Учетный порядковый номер – достаточно универсальное понятие, которое применяется во многих сферах.

Регистрационный номер – реквизит документа, который является результатом выполнения делопроизводственной операции «регистрация». Термин «регистрационный номер» используется в предметных областях «делопроизводство», «документационное обеспечение управления», «управление документами». В нашем профильном терминологическом ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» закреплены следующие определения:

  • регистрация документа – присвоение документу регистрационного номера и внесение данных в регистрационно-учетную форму;
  • регистрационный номер документа; регистрационный индекс документа – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

В терминологическом словаре «Управление документами. Термины и определения» (М.: ВНИИДАД, 2013) определение, данное в ГОСТ Р 7.0.8-2013, повторяется, но к нему даются синонимы:

  • делопроизводственный индекс документа,
  • регистрационный индекс документа,
  • индекс документа,
  • номер документа.

С учетом того, что регистрация документов должна осуществляться в пределах документопотоков, регистрационный номер документа обычно не совпадает с его учетным порядковым номером, т.к.:

  • учетный порядковый номер – это номер записи о документе;
  • а регистрационный номер – это номер самого документа, который часто содержит:
    • кроме порядкового номера внутри документопотока (например, отдельного для приказов по основной деятельности и по личному составу)
    • еще и идентификатор этого документопотока (например, буквеннный «од» и «лс» либо индекс дела по номенклатуре дел, куда подшиваются документы данного «потока»).

    Такой идентификатор обычно отделяется от порядкового номера документа внутри потока косой чертой и мы можем получить, например, такие регистрационные номера документов:

    • № 199/од, № 200/од, № 154/лс или
    • № 199/02-04, № 200/02-04, № 154/05-04.

    Для лучшего понимания еще посмотрите Пример с Журналом регистрации приказов по основной деятельности. Такой Журнал обычно ведется как «переходящий» документ несколько лет, пока не закончится. А регистрация документов осуществляется в валовом порядке в пределах каждого календарного года. В конце календарного года 31 декабря (или ранее – в последний рабочий день года) руководитель службы делопроизводства оформляет в Журнале итоговую заверительную надпись, ее не нумеруют. А в следующем году нумерацию регистрируемых приказов начинают заново с первого номера. При этом учетные порядковые номера в Журнале (в графе «№ п/п») продолжаются в валовом порядке на протяжении всех лет, пока ведется этот Журнал.

    В связи с внедрением информационных технологий широко распространяется понятие «уникальный идентификационный номер» – это идентификатор информационного объекта в информационной системе, в базе данных и т.п. Применяется этот термин в обработке больших массивов информации и может относиться как к записи, так и к документу как самостоятельным информационным объектам в системе. Уникальные идентификационные номера присваиваются в базовых государственных информационных ресурсах организациям, физическим лицам, контрактам, партиям товаров и т.п. В СЭД регистрационные карточки и электронные проекты, документы-оригиналы и копии системно получают сначала уникальные идентификационные номера, а потом только документам присваиваются собственно регистрационные номера в пределах соответствующих документопотоков. Все правила и процессы идентификации обычно регламентируются положениями о соответствующей информационной системе (ресурсе, базе данных, регистре и т.п.).

    От какого момента отсчитывается порядковый номер документа

    Регистрация документа — запись данных о документе в журнале по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

    При регистрации документ получает свой порядковый номер, под которым он вносится в журнал. Этот номер проставляется на документе.

    Регистрация необходима: а) для обеспечения сохранности документов; б) для удобства поиска документов; в) для учета и контроля исполнения документов,

    Формы регистрации документов: централизованная, децентрализованная, смешанная.

    Централизованная система предполагает проведение всех регистрационных операций в одном месте (экспедиции, службе делопроизводства) или одним работником, например, секретарем-референтом. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации.

    Децентрализованная система предполагает проведение регистрационных операций в структурных подразделениях (местах составления исполнения документов).

    Смешанная система предполагает централизованную регистрацию части документов (как правило, наиболее важных), другая же часть регистрируется в структурных подразделениях.

    Регистрируемые документы делятся на несколько групп, каждая их которых регистрируется отдельно: входящие документы; исходящие документы; внутренние документы; контракты коммерческие; документы, имеющие гриф ограничения доступа.

    Документы могут иметь регистрационные номера, состоящие из порядкового номера документа с начала года; условного обозначения структурного подразделения или должностного лица; номера дела, в которое был подшит документ или его копия.

    Виды регистрации: журнальная, карточная, компьютерная.

    Журнальная регистрация наиболее надежная при повышенных требованиях к обеспечению сохранности документов. Недостаток — медленный поиск.

    Журналы регистрации включает следующие графы: номер документа; дата документа; дата поступления; автор документа (отправитель); адресат (получатель); количество листов документа; резолюция; исполнитель; подпись исполнителя; срок исполнения; отметка об исполнении; номер дела; имя файла; примечание.

    Карточная регистрация дает возможность регистрационные карточки располагать по различным признакам: хронологическому, авторскому, объектовому, географическому и т. д. Поиск более оперативен, чем при журнальной форме. Недостаток — возможны потери карточек.

    Компьютерная регистрация наиболее оперативный и удобный вид регистрации, так как позволяет вести поиск по любому реквизиту документа. Недостаток — возможна потеря информации по техническим причинам.

    Примерный список нерегистрируемых документов: поздравительные письма, приглашения, рекламные письма, печатные издания, извещения, сообщения о встречах, переговорах, письма с пометкой «лично», программы конференций, совещаний и т. п.

    Регистрация документа – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

    Можно дать и более развернутое определение регистрации как подтверждения факта создания или получения документа путем внесения его в регистрационную форму с присвоением учетного регистрационного номера и записью в форму основных сведений о документе. При этом регистрация позволяет создать базу данных о документах учреждения для последующего контроля за сроками исполнения документов и справочной работы по ней. Как вытекает из определения, регистрация, прежде всего, придает юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы еще не существует. Например, приказ, постановление и т.п. Если полученный документ не зарегистрирован, организация за него не отвечает, так как факт получения не подтвержден.

    Из развернутого определения видно, что регистрация преследует три цели:

    • учет документов,
    • контроль за их исполнением;
    • справочную работу по документам.

    Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации; поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц.

    Однако существуют и нерегистрируемые документы, к которым можно отнести:

    печатные издания (книги, журналы, бюллетени);
    информационные материалы, присланные в копии для сведения;
    поздравительные письма и телеграммы;
    прейскуранты;
    пригласительные билеты;
    программы конференций, совещаний;
    рекламные материалы (листовки, программы, проспекты, извещения).

    Документы регистрируются в организации один раз: создаваемые – в день подписания или утверждения, поступающие – в день поступления. При регистрации поступающих документов проставляется дата и индекс поступления в регистрационном штампе.

    При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется.

    Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер, состоящий из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, можно дополнять индексами по номенклатуре дел, классификаторам корреспондентов, исполнителей и др. При этом порядковые номера для распорядительных и информационно-справочных документов присваиваются в пределах календарного года отдельно для каждого вида документа.

    Для достижения информационной совместимости регистрационных данных в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536, устанавливается следующий состав реквизитов регистрации:

    • наименование организации (автора или корреспондента);
    • наименование вида документа;
    • дата и регистрационный номер документа;
    • дата и индекс поступления;
    • заголовок к тексту (краткое содержание документа);
    • резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
    • срок исполнения документа;
    • отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

    Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:

    • гриф (отметка) ограничения доступа к документу;
    • внутренняя переадресация документов по исполнителям;
    • код по тематическому классификатору;
    • ключевые слова;
    • количество листов документа;
    • наличие приложений;
    • должностное лицо, поставившее документ на контроль;
    • промежуточные сроки исполнения;
    • перенос сроков исполнения;
    • срок хранения документа;
    • статус документа (проект, версия);
    • вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.

    Состав вышеуказанных реквизитов в случае необходимости может быть дополнен. При этом порядок расположения реквизитов на регистрационных формах определяется самой организацией.

    от какого момента отсчитывается порядковый номер документа
    Оценка 5 проголосовавших: 1
Читайте так же:  срочные трудовые договоры могут заключаться на срок

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here