организация рабочего места делопроизводителя

При размещении в учреждении подразделений службы делопроизводства должны учитываться их взаимосвязи, а также последовательность прохождения документов. Целесообразно размещать службу делопроизводства рядом с кабинетами руководства и на одинаковом расстоянии от других структурных подразделений. Помещение с множительной и копировальной техникой, оборудованием для переплетных работ должны быть изолированы от других служебных комнат. Для шумных устройств, которые постоянно эксплуатируются, следует также предусмотреть отдельные помещения, отделаны звуконепроницаемыми материалами.

Наиболее рациональными являются помещения прямоугольной формы с соотношением 1:1,5 (но не более 1:2). Ширина рабочей комнаты должна быть не меньше 2,5 м, а высота — 3,25 м. При определении размера помещений для службы делопроизводства следует учитывать, что согласно действующих нормативов на каждого работника, который пользуется компьютером, должно приходиться не менее шести квадратных метров площади [40, п. 2.3].

Важное значение имеет правильное освещение. В рабочих помещениях наиболее желательным является естественное освещение. Рабочие места располагают так, чтобы свет падал слева и спереди. Искусственное освещение может быть общим (светильники монтируют в потолок) и местным (на каждом рабочем месте устанавливают настольную лампу).

В служебных комнатах рекомендуется поддерживать температуру 20-22° С в холодный период года и 22-25° С в теплый период года, влажность должна составлять 50-60 %, скорость движения воздуха на рабочем месте — 0,1 м/с, допустимый уровень шумов — 50 дцб, максимальная запыленность воздуха в помещении при размере частиц не более 3 мкт — 0,75 мг/ куб. м [40].

Повышению производительности труда персонала способствует надлежащее оформление интерьера рабочих комнат.

Да, цветовая гамма для окраски стен подбирается с учетом наибольшего коэффициента отражения света и степени освещенности помещения. Следует уделять внимание и озеленению помещений, поскольку растения не только выполняют декоративную функцию, но И улучшают состав воздуха, снижающие нервную и зрительную усталость.

Читайте так же:  как сделать регистрацию по месту жительства

Рабочее место каждого работника службы делопроизводства должно быть организовано таким образом, чтобы не возникало препятствий и неудобств во время выполнения им служебных обязанностей.

В комплект мебели для оборудования рабочих мест входят письменные столы (обычные или специальные для компьютеров), вспомогательные столы и тумбочки для хранения справочного материала и размещения оргтехники, удобные кресла или стулья (подъемно-поворотные), шкафы обычного типа и специальные — для вертикального хранения документов, металлические сейфы. При определении габаритов мебели должны учитываться общие размеры служебных комнат и площадь, выделенная для каждого рабочего места.

В помещениях службы делопроизводства желательно установить машину для уничтожения документов, а также переплетно-брошюровочные, підбірочні, бумагорезальные машины. Для первичной обработки входных и выходных документов должны применяться машины для раскрытия и заклеивания конвертов, фальцевальные и маркировочные машины, ламинатор, штемпельный аппарат и т.д.

При обустройстве рабочих мест необходимо заботиться, чтобы каждый работник был обеспечен набором канцелярских принадлежностей (многоярусные лотки для бумаг, календарь-ежедневник, настольный органайзер с ручками и карандашами, блокноты, разнообразные папки для текущего хранения документов).

На рабочем столе должно быть достаточно места для размещения документации, канцелярских приборов.

В случае применения в учреждении традиционных форм регистрации документов и контроля их выполнения необходимо иметь настольные картотеки.

Сейчас почти каждое рабочее место в службе делопроизводства оснащенное компьютером и телефоном (внутренней связи или с выходом на городскую сеть). Кроме того, следует предусматривать место для сканеров, принтеров, факсов и т.д. Все используемое оборудование должно размещаться в непосредственной близости от пользователя. Работники службы делопроизводства должны быть обеспечены техническими средствами согласно их функциональных обязанностей.

Размещение на рабочем месте мониторов и вспомогательных устройств не должно препятствовать работнику работать в оптимальной рабочей позе. Параметры основного оборудования должны обеспечивать работнику возможность регулирования высоты клавиатуры и наклона рабочей поверхности, поворота — расстояние дисплея, а также высоты рабочего кресла, положение его спинки, угла наклона.

Читайте так же:  причинение вреда имуществу ук

Подставка для ног должна служить дополнительной опорой, что обеспечивает удобный угол наклона между ногами и средствами изменения рабочей позы. Наклон поверхности подставки для ног должна регулироваться.

Рекомендуется использовать рабочие кресла с самоорієнтувальними колесами, что позволяет пользователю легко и безопасно двигаться на короткие расстояния в пределах рабочего места [34, с. 12]. Поверхность сиденья и спинки стула должна быть напівм’якою, с нескользящим, воздухонепроницаемым покрытием, легко чистится и не электризуется.

Средства управления для установки параметров рабочего места должны быть простыми и удобными в применении.

Расстояние между глазами работающего и экраном компьютера должно быть не меньше, чем полторы длины диагонали монитора; дисплей следует располагать ниже уровня глаз на 15 градусов, высота клавиатуры составит 70-85 см от пола, центр экрана — 90-115 см от пола. Запястья должны размещаться на одном уровне с предплечьями. Экран дисплея должен располагаться таким образом, чтобы солнечный свет и свет ламп не отражались от него и не осліплювали работающего. Нежелательно устанавливать экран дисплея напротив окна, а работнику — сидеть лицом к окну. Желательно, чтобы уровень яркости экрана отвечал яркости света в помещении, чего можно добиться путем налаживания монитора.

Рабочие места с мониторами располагают на расстоянии не менее полутора метров друг от друга.

При печатании текстов с бумажного документа желательно применять держатель для документов, регулируемый по высоте, углом и расстоянием. Держатель для документов уменьшает количество движений головы, шеи и глаз во время просмотра документов [34, с. 13].

Для работников, которые вводят информацию в компьютер, предусматривается перерыв через два часа после начала работы и через полтора-два часа после перерыва на обед продолжительностью по 15 минут каждый или через каждый час работы за компьютером по 10 минут в течение рабочего дня [40, п. 5.8].

Читайте так же:  виды неустоек в гражданском праве

ИОТ — 067 — 2001 Инструкция по охране труда для делопроизводителя

1.1. К самостоятельной работе делопроизводителем допускаются лица в возрасте не моложе 18лет, прошедшие соответствующую подготовку, инструктаж и проверку знаний по охране труда, медицинский осмотр и не имеющие противопоказаний по состоянию здоровья.
1.2. При работе делопроизводителем соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, установленные режимы труда и отдыха.
1.3. При работе делопроизводителем возможно воздействие следую­щих опасных и вредных производственных факторов:
— нарушение остроты зрения при недостаточной освещенности рабо­чего места, а также зрительное утомление при длительной работе с доку­ментами и с компьютером:
— ионизирующие, неионизирующие излучения и электромагнитные поля при работе с компьютером;
— поражение электрическим током при использовании неисправных электрических приборов.
1.4. Делопроизводитель обязан соблюдать правила пожарной безопас­ности, знать места расположения первичных средств пожаротушения и направления эвакуации при пожаре.
1.5. При несчастном случае немедленно сообщить об этом админист­рации учреждения. При неисправности оборудования прекратить работу и сообщить администрации учреждения.
1.6. В процессе работы соблюдать правила личной гигиены, содер­жать в чистоте рабочее место.
1.7. Лица, допустившие невыполнение или нарушение инструкции по ох­ране труда, привлекаются к дисциплинарной ответственности в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и, при необходимости, под­вергаются внеочередной проверке знаний норм и правил охраны труда.

2. Требования безопасности перед началом работы

2.1. Включить полностью освещение помещения и убедиться в ис­правной работе светильников, наименьшая освещенность рабочего места должна быть: при люминесцентных лампах не менее 300 лк. (20 Вт/кв.м.), при лампах накаливания не менее 150 лк.(48 Вт/кв.м.).
2.2. Проветрить помещение и подготовить к работе необходимый ин­струмент и оборудование.
2.3. При использовании в работе электрических приборов и аппаратов (электрическая пишущая машинка, компьютер и др.) убедиться в их ис­правности и целостности подводящих кабелей и электровилок.

Читайте так же:  нужно ли продлевать путинские пособия в год

3. Требования безопасности во время работы

3.1. Строго выполнять последовательность работы с документами, ус­тановленную должностными обязанностями.
3.2. Соблюдать порядок и не загромождать рабочее место посторон­ними предметами и ненужными документами.
3.3. При недостаточной освещенности рабочего места для дополни­тельного его освещения пользоваться настольной лампой.
3.4. При работе с использованием электрической пишущей машинки соблюдать меры безопасности от поражения электрическим током:
— не подключать к электросети и не отключать от неё пишущую ма­шинку мокрыми и влажными руками;
— не оставлять включенную в электросеть пишущую машинку с рабо­тающим электродвигателем без присмотра.
3.5. При работе с использованием компьютера руководствоваться «Инструкцией по охране труда при работе на видеодисплейных термина­лах (ВДТ) и персональных электронно-вычислительных машинах (ПЭВМ)».
3.6. Для поддержания здорового микроклимата следует через каждые 2 часа работы проветривать помещение.
3.7. При длительной работе с документами и на компьютере с целью снижения утомления зрительного анализатора, устранения влияния гипо­динамии и гипокинезии, предотвращения развития познотонического утомления через каждый чае работы делать перерыв на 10-15 мин., во вре­мя которого следует выполнять комплекс упражнений для глаз, физкуль­турные паузы и физкультурные минутки.

4. Требования безопасности в аварийных ситуациях

4.1. В случае появления неисправности в работе электрической пи­шущей машинки или компьютера, постороннего шума, искрения и запаха гари, немедленно отключить электроприбор от электросети и сообщить об этом администрации учреждения. Работу продолжать только после устра­нения возникшей неисправности.
4.2. При возникновении пожара немедленно сообщить об этом адми­нистрации
учреждения и в ближайшую пожарную часть и приступить к тушению очага возгорания с помощью первичных средств пожаротушения.
4.3. При получении травмы немедленно обратиться за медицинской помощью и сообщить об этом администрации учреждения.

Читайте так же:  налог на имущество организаций при усн

5. Требования безопасности по окончании работы

5.1. Отключить от электросети электрические приборы, очистить эк­ран компьютера салфеткой от пыли.
5.2. Привести в порядок рабочее место, убрать в отведенные места для хранения документы, инструмент и оборудование.
5.3. Проветрить помещение, закрыть окна, фрамуги и выключить свет.

организация рабочего места делопроизводителя
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here