оформление отпуска сотрудника пошаговая инструкция

Каждый работник имеет право на отдых. Эта норма закреплена в Конституции и Трудовом кодексе. Чтобы реализовать это право, работник и работодатель должны соблюсти ряд формальностей. Рассмотрим подробнее, как производится оформление отпуска работника.

Вопросы, касающиеся предоставления отпусков, оговорены в главе 19 ТК РФ . Согласно статье 114 ТК РФ , работникам должен предоставляться отдых с сохранением места работы и среднего заработка. Его длительность составляет не менее 28 календарных дней. Для некоторых категорий лиц этот период может быть увеличен.

Как оформить отпуск

Оформление отпуска следует производить в соответствии с определенным алгоритмом.

Шаг 1

В зависимости от того, уходит гражданин на «каникулы» по графику или вне его, предпринимаются различные действия. Если сотрудник собирается отдыхать по графику, то работодатель должен не менее чем за две недели до утвержденной даты уведомить его. Такая норма закреплена в статье 123 ТК РФ . Уведомление составляется в произвольной форме, но в нем обязательно должен быть указан адресат, а также дата начала и окончания отдыха. Подчиненный должен ознакомиться с уведомлением под подпись.

Если подчиненный собирается отдыхать вне графика, то как минимум за две недели до этого он должен написать соответствующее заявление. На это имеют право, прежде всего, льготные категории работников, например, беременные сотрудницы перед декретом. Кроме того, отдохнуть вне графика могут новые работники, которые были приняты на работу после составления графика.

Шаг 2

На этом этапе издается приказ о предоставлении отпуска. Для этого можно использовать самостоятельно разработанный бланк или унифицированную форму Т-6. С готовым приказом подчиненный должен ознакомиться под подпись.

Читайте так же:  как оформить прогул сотрудника

Шаг 3

Составляется записка-расчет. Для этого можно использовать форму Т-60 или бланк, разработанный на предприятии.

Шаг 4

Это этап предполагает внесение в табель сведений о том, что сотрудник находится в отпуске. Для этого используется код «ОТ» или «09».

Шаг 5

После возвращения сотрудника на работу сведения об этом необходимо внести в личную карточку по форме Т-2. В этот документ вносятся следующие данные:

  • вид отпуска;
  • период работы, за который он предоставлен;
  • длительность;
  • дата начала и окончания;
  • реквизиты приказа о предоставлении отдыха.

Дни в счет отпуска: как оформить

Если по каким-либо причинам сотруднику необходим внеплановый выходной, он имеет право попросить у работодателя предоставить его в счет оплачиваемого отдыха. Предоставлять его или нет, решает работодатель. Если добро получено, сотрудник пишет соответствующее заявление, в котором желательно указать причину выходного.

Работодателям не рекомендуется предоставлять «каникулы» авансом за год, который еще не наступил. В этом случае не следует идти навстречу даже льготникам, поскольку если сотрудник уволится, вычесть с него выплаченные отпускные будет довольно сложно, ведь сделать это можно только с его согласия.

Что еще стоит знать

Сотрудник имеет право разделять этот период на части, но как минимум одна из этих частей не должна быть меньше 14 дней. Например, работник может разделить время отдыха по схеме 14 + 5 + 9.

Как правильно оформить отпуск на работе

Отпуск — одно из закрепленных Трудовым кодексом прав официально устроенного работника. Статья 114 предполагает, что сотрудник уходит на отдых ежегодно, эти дни оплачиваются учреждением, за ним сохраняется должность и размер среднего дохода в месяц. В главе 19 ТК описаны типы, правила оформления отпусков, их продолжительность, механизм оформления, оплата.

Читайте так же:  сколько времени дается на обжалование решения суда

Какие бывают отпуска по Трудовому кодексу

ТК определяет 5 видов отпусков, которые вправе получать люди, если их условия труда соответствуют положениям, регламентированным законодательством:

  • Ежегодный оплачиваемый отдых, гарантированный государством всем трудящимся (минимальный период 28 календарных дней) – статья 114 ТК. , если человек трудоустроен на работу с опасными и вредными условиями (статья 116 ТК), продолжительностью не менее 7 календарных дней (статья 117 ТК).
  • При наличии особых условий (определяются предприятием самостоятельно) – статья 116 ТК.
  • За работу в районах Крайнего Севера (статья 116 ТК).
  • Если у сотрудника ненормированный рабочий день (статья 119 ТК) — не менее 3 рабочих дней, определяется индивидуально в организации.

ВНИМАНИЕ! У людей, занятых на должностях, причисляемых к государственной службе, длительность отпускного периода увеличивается с учетом стажа.

Право на отдых возникает после 6 месяцев работы человека в учреждении, а в случае его увольнения до истечения этого срока фирма выплачивает компенсацию за заработанные дни.

График ежегодных очередных отпусков сотрудников

На предприятии периоды отпуска планируются в конце года с учетом предпочтений сотрудников по датам на следующий год. Часть 2 статьи 123 ТК обязывает работодателя составлять график, чтобы установить очередность ухода граждан на отдых, при этом работникам предоставляется возможность указать желаемый период. На следующем этапе руководитель отдела анализирует полученные данные, корректирует их и составляет конечный план.

ВАЖНО! График обязателен для всех фирм, вне зависимости от количества штатных единиц и организационно-правовой формы. Составленного плана придерживаются и работники, и руководитель.

Отсутствие этого документа, утвержденного начальником, влечет за собой административное наказание по статье 5.27 КоАП. Для должностного лица действуют штрафные санкции – от 1 до 5 тысяч рублей, для юридических лиц – от 30 до 50 тысяч рублей с составлением протокола.

Читайте так же:  как правильно оформить внутреннее совместительство

Уведомление о начале отпуска

На предприятие возлагается обязанность по уведомлению сотрудников о предстоящем отпуске. Этим вопросом занимается отдел кадров, пользуясь общим планом-графиком. Инспектор по труду за 2 недели до начала отдыха сообщает работнику об отпускном периоде в письменной форме, получая от него личную подпись (статья 123 ТК). В случае отказа от подписания уведомления на специалиста составляют акт, где указываются сведения о невыполнении норм законодательства.

Если уведомительный документ не был составлен своевременно, гражданин вправе заявить о предоставлении ежегодного отпуска в другое, удобное для него время.

Процедура оформления отпуска

Период отдыха оформляется в соответствии с правилами, установленными главой 19 ТК. После составления графика и получения уведомления гражданин пишет заявление, в котором просит предоставить ему отпуск согласно плану, утвержденному в начале года.

Образец заявления на предоставление отпуска

Оформление отпуска начинается с написания заявления и подачи его руководителю для рассмотрения за 3 дня до его начала. Этим документом работник выражает свое желание взять время на отдых, чтобы восстановить физическое, психологическое состояние, отстраниться от исполнения должностных обязанностей.

В его содержание входят:

  • наименование предприятия;
  • фамилия, имя, отчество директора;
  • личная информация о заявителе (фамилия, имя, отчество, паспортные данные, телефон для связи);
  • изложение просьбы об уходе в отпуск с указанием срока и выплате денежных средств за расчетный период;
  • дата и подпись сотрудника.

После подписания начальником оно передается инспектору по кадрам, который подготавливает приказ, дающий человеку право законно отсутствовать на рабочем месте в течение указанного периода.

Образец приказа

В содержание приказа о предоставлении отпуска, согласно унифицированной форме, входят:

  • табельный номер;
  • фамилия, имя, отчество сотрудника;
  • его структурное подразделение или отдел;
  • должность или профессия;
  • срок отдыха;
  • количество календарных дней;
  • наличие дополнительного отпуска, который оплачивается в организации;
  • подпись руководителя;
  • подпись гражданина.
Читайте так же:  налог на земли сельхозназначения

При необходимости в приказе может содержаться информация о возложении обязанностей ушедшего работника на другого специалиста.

Расчет отпускных

Выплата денежных средств получателю производится за 10 календарных дней до начала отдыха. Сумма рассчитывается так:

  • подсчитывается количество фактически отработанных дней в расчетном периоде;
  • суммируется полученный за это время заработок;
  • на основании полученных значений вычисляется средний доход в день;
  • устанавливается сумма отпускных;
  • производится начисление отпускных с удержанием НДФЛ.

Например, количество желаемых дней отдыха – 10 (с 1 по 18 марта 2018 года). Периодом расчета берется время с 01.03.2017 по 28.02.2018 года. Ежемесячный заработок сотрудника — 20 тысяч рублей.

Для расчета суммы заработка за год следует 20 тысяч рублей умножить на 12 месяцев, что составит 240 тысяч рублей. Эта сумма делится на количество отработанных дней и умножается на 10 дней отдыха. Таким образом, перед уходом в отпуск работник получит 10238 рублей 11 копеек.

Действующий юрист по Трудовому праву, руководитель отдела кадров. Стаж работы более 10 лет.

оформление отпуска сотрудника пошаговая инструкция
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here