образец заверения трудовой книжки

С 1 июля заверяйте копии трудовых книжек по новым правилам (образец)

С 1 июля заверяйте копии кадровых документов по новым правилам. Вступил в силу новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация».

Обновите инструкцию по кадровому делопроизводству

По-новому заверяйте копии для сторонних пользователей

· Внутренним — «Верно», должность лица, который ее заверяет, его подпись с расшифровкой и дата заверения.

· Другой организации — «Верно», должность лица, который ее заверяет, его подпись с расшифровкой, дата заверения и место хранения подлинника: «Подлинник документа находится в ООО “Компания” в деле № ____ за ____ год».

Т.е. теперь на копиях для сторонних организаций дополнительно указывайте место хранения подлинника. Копии для внутреннего пользования заверяйте по старым правилам

Подлинник трудовой книжки на руки вы можете выдать только при увольнении или для обращения в ПФР для назначения и пересчета пенсии (ст. 62 ТК). В других случаях давайте работникам заверенные копии или выписки. На копии трудовой для внешних пользователей укажите номер дела и год. Вот образец записи.

Если трудовые книжки не включили в номенклатуру дел как одно дело, то в отметке о месте хранения трудовой достаточно вписать, что он находится в отделе кадров.

Правительство уже подготовило масштабные изменения по налогам на 2-е полугодие 2018 года. Подпишитесь чтобы не пропустить изменения в работе:

Читайте так же:  штраф за езду без полиса осаго

Образец заверения трудовой книжки

В соответствии с нормами законодательства и ТК РФ, трудовая книжка сотрудника должна находиться в отделе кадров компании или организации, где он работает. Однако на практике, могут возникнуть случаи, когда документ требуется гражданину для предъявления в сторонних инстанциях. Для таких случаев не выдается оригинал, но предоставляется копия, со специальной пометкой о том, что она официально заверена работодателем. Постараемся подробно рассмотреть, как проходит заверение трудовой книжки в 2020 году, образец документа Вы найдете на этой странице.

Заверенная копия может потребоваться для подтверждения стажа, наличия рабочего места, а также истории трудоустройства гражданина. Возникает такая необходимость обычно в следующих случаях:

  • В банке при получении кредита;
  • При оформлении визы в ряд иностранных государств;
  • Для сравнения данных по стажу в пенсионном фонде и т.д.

Если Вы столкнулись с подобной необходимостью, лучше заранее знать, как получить и оформить действительную копию.

Как заверить трудовую книжку

Для изготовления заверенной копии, гражданину нужно обратиться в отдел кадров организации по месту работы и запросить там оригинал книжки. Обращение должно быть оформлено письменно и его поступление регистрируется соответствующим образом. Далее потребуется снять копии, как правило это делается без выноса документа за стены организации. Затем, нужно вернуть скопированные страницы и оригинал в отдел кадров, чтобы они провели необходимые процедуры по их заверению. Этот процесс сводиться к следующим действиям:

  • Все листы прошиваются нитью, концы которой пломбируются печатью компании (этой процедуры можно избежать, но тогда потребуется заверять отдельно каждую из страниц);
  • На последней странице от руки пишется надпись «верная копия», «подлинно» или просто «верно»;
  • Указывается дата, когда проведена сверка;
  • Ставиться печать организации поверх нанесенных от руки надписей.
Читайте так же:  проверить запрет на выезд за границу беларусь

Если правила заверения трудовой книжки соблюдены, то копия приобретает юридическую силу и может быть использована для личных нужд сотрудника.

По действующим правилам, копия должна быть предоставлена сотруднику в срок не позднее 3 дней с момента получения письменного обращения.

Изменения с 2019 года

Изменения в порядок заполнения были внесены еще в 2018 году. Однако с 01.07.2019 в силу официально вступает ГОСТ Р 7.0.97-2016 регламентирующий порядок заверения копий и вносящий в него определенные изменения. В частности, на каждой или последней странице документа в зависимости от наличия прошивки нитью, должны содержаться следующие фразы:

  • Слово «Верно» написано от руки;
  • Наименование должности лица проводившего заверение;
  • Подпись того же лица;
  • Полные — фамилия имя и отчество;
  • Дата, когда были проведены действия;
  • Указание местоположения оригинала в текущий момент.

Таким образом, заверение копии трудовой книжки 2019 года, отличается от старого образца только уточнением места хранения оригинала. В этом пункте указывается наименование компании, где работает сотрудник, а также указания номера личного дела, к которому и подшита книжка. Если же книжка храниться просто в сейфе из-за того, что отсутствует отдел кадров, то указывается наименование организации и уточнение того что документ находиться в сейфе фирмы. Данное уточнение указывается вместе с прочими надписями и заверяется печатью, которая наноситься поверх написанного.

Уточнение необходимо в том случае, чтобы при дальнейших разбирательствах, банк, посольство или другая организация в которую обратился владелец книжки, могла направить соответствующий запрос для подтверждения по адресу указанной компании.

Как правильно заверить копию трудовой книжки

1 июля 2018 года вступил в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016. В нем содержатся сведения о том, как правильно оформлять и заверять документы.

Читайте так же:  купить авто на армянском учете

Правила заверения трудовой книжки

Трудовая книжка содержит информацию об официальных местах работы гражданина, а также о периодах трудоустройства. Документ имеет юридическую силу. Во время работы в организации книжка хранится в кадровом отделе. В таком случае заверение производится кадровым работником по соответствующему заявлению от работника. Правильно оформленный дубликат выдается сотруднику в течение трех дней с момента подачи заявки.

Если гражданин не числится в штате предприятия, книжка находится у него. В этом случае дубликат необходимо делать у нотариуса.

Как правильно сделать копию

Порядок действий при заверении следующий:

  1. Кадровик организации делает ксерокопии страниц, на которых есть записи, и прошивает их.
  2. На страницах ксерокопии ставится отметка «Копия верна». Надпись может быть поставлена ручкой или штампом организации. Если сшить документ, допускается одна отметка о достоверности всего документа.
  3. Прописывается информация о сотруднике, который заверил документ (должность и Ф. И. О.).
  4. Ставится дата, подпись и расшифровка подписи кадровика.
  5. На последней странице делается запись: «Сотрудник работает по настоящее время».
  6. Все страницы нужно прошить и пронумеровывать.

ВНИМАНИЕ! При заверке документов компания может использовать собственную печать или штамп отдела кадров.

Как сделать выписку из трудовой

Выписка из трудовой книжки представляет собой скан необходимых страниц. Ее оформлением в организации занимается кадровик, секретарь или бухгалтер. Для получения выписки нужно подать заявление в свободной форме на имя руководителя. Экземпляр выдается в течение трех дней со дня получения заявления.

ВАЖНО! Право работников на получение выписки закрепляется ТК РФ. Отказ в предоставлении дубликата является неправомерным.

Выписка может составляться вручную. При этом используется лист А4 или бланк компании. Необходимо отобразить следующие сведения:

  • название документа;
  • название организации, в которой сделан скан;
  • Ф. И. О. и должность ответственного сотрудника;
  • персональная информация о собственнике книжки (Ф. И. О., должность);
  • номер и дата начала ее ведения;
  • отметка о том, что сотрудник числится на предприятии по настоящее время;
  • подпись ответственного сотрудника.

Образец заверенной выписки представлен ниже:

Срок действия копии

Копия книжки, заверенная работодателем, не имеет установленного срока действия. Однако организации требуют дубликаты, которые оформлены не ранее, чем месяц назад. В момент внесения изменений в существующий документ, его дубликат становится недействительным.

Читайте так же:  огнетушитель оп 2 срок годности

Новые правила заверения трудовых книжек с 1 июля 2018 года

В соответствии с новыми правилами заверка документов зависит от того, зачем гражданину нужна копия. Порядок заверения регламентируется ГОСТ Р 7.0.97-2016, и включает в себя:

  • отметку «Верно»;
  • должность ответственного работника;
  • подпись и расшифровку подписи;
  • дату заверения.

С 1.07.2018 необходимым пунктом является указание места хранения оригинала. Нужно указать компанию, в которой хранится оригинал и номер дела.

В каких случаях требуется заверять записи в трудовой

Гражданин может заказать заверенный дубликат для следующих организаций:

  • банк – для оформления потребительского кредита;
  • консульство – для оформления визы;
  • ПФР – для проверки стажа при назначении пенсии;
  • ФСС – при назначении пособий.

В 2013 году вступил в силу Приказ ФМС РФ №320, который отменил обязательство предоставлять копию трудовой при оформлении заграничного паспорта. Для этого существует специальная анкета.

Как правильно заверить трудовую для банка

Копия для банка требуется, если гражданину нужно предоставить запись о трудоустройстве для оформления кредита.

ВНИМАНИЕ! Работодатель выдает оригинал книжки только при расторжении договора о найме. В остальных случаях при необходимости выдается дубликат.

Копия для банка оформляется в стандартном порядке, однако конкретные банковские учреждения могут выдвигать индивидуальные требования к документу. Их нужно уточнять по месту требования. Наиболее распространенным требованием банковских организаций является отметка о том, что гражданин в настоящее время трудоустроен.

Образцы документов

Дубликат оформляется в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97. Он содержит образец заверения трудовой книжки и алгоритм заполнения дубликата. Составленные не по ГОСТу документы, не являются действительными.

Копия трудовой книжки, заверенной работодателем

Сканированный экземпляр должен легко читаться, все символы должны быть пропечатаны. Недопустимы исправления. В случае обнаружения ошибки следует сделать новый экземпляр и правильно заверить его.

Образец заверенной копии трудовой книжки:

Заявление на выдачу копии трудовой книжки

Согласно статье №62 ТК РФ для получения дубликата необходимо написать соответствующее заявление. Оно составляется в свободной форме с учетом правил ведения деловой документации .

Читайте так же:  самара усыновление ребенка

При оформлении заявления не нужно указывать причину запроса. По российскому законодательству руководитель обязан выдать копию вне зависимости от основания.

Образец заявления на копию трудовой книжки доступен по ссылке.

Действующий юрист по Трудовому праву, руководитель отдела кадров. Стаж работы более 10 лет.

образец заверения трудовой книжки
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here