о результатах рассмотрения прошу сообщить

Как грамотно оформить официальный ответ на письмо, запрос, обращение — образец оформления

Деловое письмо – одна из разновидностей документации, создаваемая для оперативного обмена информацией и общения между организациями, предпринимателями, структурными подразделениями компании и должностными лицами. Как правило, его объем не превышает других страниц.

Оно может иметь приложения или нет, составляться на бумаге или в электронном виде, быть стандартным или циркулярным, регламентированным и нерегламентированным. В зависимости от функций и типа делового письма необходимо оформлять на него официальный ответ.

Когда следует дать официальный ответ на обращение или письмо?

Деловые письма могут рассылаться по различным причинам, в том числе в качестве рекламного хода, гарантийных обязательств, сопроводительной документации и многого другого.

Официального ответа требует та корреспонденция, которая содержит побудительные элементы и/или подразумевает наличие непосредственного ответа адресата как второй стороны процесса.

Отвечать нужно на письма такого характера:

  • обращение;
  • просьба или требование; ;
  • распоряжение;
  • претензия;
  • предложение (коммерческое предложение, оферта).

Реже ответные доументы оформляют на предложение о сотрудничестве, приглашения, письма-заявления, поздравления (и другие нерабочие письма, являющиеся частью корпоративного и делового этикета).

Официальный ответ всегда должен ссылаться на первоисточник – письмо, которое пришло в организацию. В обязательном порядке должны указываться уникальные реквизиты (порядковый номер, его название, дата создания и дата получения адресатом). Эти ссылки необходимо прописывать в тексте ответа – в его основной части или лид-абзаце.

При написании официального ответного слова автор должен проанализировать все обстоятельства переписки, использовать все приемы корпоративных и деловых благодарственных приемов, правильно оформлять обращения для ответа – обезличенную форму, обращаться к второй стороне по должности, ФИО.

Письмо также может быть адресовано нескольким лицам, например, группе инвесторов, акционеров, совладельцев.

Как передать?

Заниматься отправлением ответов в зависимости от важности обговариваемого в письме вопроса может руководитель, его заместитель, работник канцелярии, бухгалтерии и даже отдела кадров. Сроки формирования строго регламентированы.

В исходных письмах с запросами, распоряжениями или просьбами адресант должен прописать дату или точный период, когда ответ нужно вернуть отправителю. Такой период редко превышает 7-8 рабочих дней.

Приглашения, соболезнования, поздравления и другие письма, основанные на правилах этикета, не требуют срочных ответов. Если вторая сторона должна ответить согласием или отказом на приглашение на какое-либо мероприятие, то ответ нужно послать не позже, чем за неделю до запланированного события (в противном случае будет трудно сформировать список гостей и грамотно организовать прием).

Читайте так же:  основания и условия возникновения права на реабилитацию

Универсальное правило – стилистика официального ответа должна совпадать с таковой в исходном письме. Содержание (основная часть) должна соответствовать цели и форме исходного послания.

Независимо от того, кто оформляет текст письма на бумаге или в электронном виде, формулировку основой мысли в содержании должен одобрить руководитель.

Письма разрешено формировать, основываясь на образцы, если в итоге документ будет соответствовать ГОСТ Р 7.0.97-2016. Образцы можно скачать на многих сетевых источниках, получить из крупных баз, самостоятельно сформировать локальные шаблоны на предприятии или в структурном подразделении.

При составлении основного текста рекомендуется использовать стандартные фразы: «В ответ на Ваше обращение..», «Исходя из Вашего запроса…», «Согласно Вашему запросу…», «Благодарим Вас за предложение…», «Подтверждаем…» и многие другие.

Как оформить – основные реквизиты

В ГОСТ Р 7.0.97-2016 закреплено 30 реквизитов, которые используются для оформления деловых писем, однако стандарт носит рекомендательный характер и не применяется для нерабочих обращений (поздравлений, соболезнований, благодарностей – они могут составляться в свободной форме).

Ответ может быть оформлен на чистом листе А4 или на корпоративных бланках, использование которых регламентировано уставом организации. Элементы корпоративного стиля (логотипы, эмблемы), если они разработаны, должны присутствовать в бланке.

Обязательными реквизитами, без которых отправка затруднена, являются:

  • наименование организации отправителя;
  • ее юридический и фактический адреса;
  • коды осуществляемой деятельности;
  • номер и название исходного письма;
  • дата регистрации письма;
  • сведения об адресате;
  • подпись и печать организации;
  • информация об исполнителе.

Если оформляется в электронном виде, часть реквизитов (на выбор) разрешено опустить.

Положение реквизитов на листе тоже установлено ГОСТ Р 7.0.97-2016 и подчиняется следующим правилам:

  • адрес указывается по центру;
  • данные о получателе – в верхней части листа справа;
  • номер документа – в верхнем левом углу.

После отправления ответа адресант должен присвоить ему номер и занести его в журнал учета исходящей документации. В свою очередь, получатель тоже должен регистрировать у себя письмо как входящую корреспонденцию.

После по стандартной процедуре письма сортируются уполномоченным лицом. Информационные и рекламные анализируются и сохраняются на определенный период (как правило, не больше одного месяца), а важные отправляются на рассмотрение руководителю организации.

Скачать образец

Выводы

Официальные ответы нужно посылать после получения прошений, просьб, требований, коммерческих предложений. Он формируется в электронном формате или на бумаге (на чистом листе или фирменных бланках предприятия).

Правила и нормы составления всех типов деловых документов приведены в ГОСТ Р 7.0.97-2016, но стандарт носит рекомендательный характер.

Реквизитов около 30, но для отправки необходимы не более 10. Чаще всего написание ответных бланков поручается заместителям руководителя, секретарям и работникам канцелярии.

Читайте так же:  госпошлина в бухгалтерском и налоговом учете проводки

Шпаргалка делопроизводителя

Деловое письмо — самый распространенный вид коммуникации после устной речи.

В наше время широкое распространение получили электронные деловые письма. Они не требуют соблюдения всех правил оформления, в них можно сразу переходить к сути дела. Однако смысл письма не меняется от вида переписки.

Какие же деловые письма согласно статистике мы используем чаще всего?

. В этом письме официально запрашиваются информация, документы. Начинается письмо с обоснования причин запроса:

В соответствии с п. 1 ст.12 Федерального закона № 59 от …

Продолжается описанием сути запроса

Просим предоставить информацию об обращениях граждан, поступивших в апреле 2015 года.

В часто устанавливается срок

Информацию просим предоставить до .

. — самый распространенный вид делового письма, так как является ответным письмом на все виды деловых писем. Отличаются от других тем, что имеют ссылку на номер и дату письма, на которое отвечают. Начинаются, как правило, так:

В ответ на ваш запрос…

В ответ на ваше письмо…

Затем идет изложение ответа

Сообщаем, что за апрель 2015 года в наш адрес поступило 26 обращений граждан.

. начинается с описания ситуации и причин, которые побудили нас обратиться:

В связи со сложившейся ситуацией на производстве…

Продолжается описанием самой просьбы

Просим Вас обеспечить поставку машин в кратчайшие сроки.

Завершается письмо стандартными фразами

Заранее благодарим за участие…,

С наилучшими пожеланиями….

. Этот вид письма может быть как ответом на , так и инициативным выражением признательности за оказанные услуги или помощь. Письмо можно сразу начинать со слов благодарности.

Благодарим Вас за оказанное содействие в сборе средств.

Завершается письмо фразами

С наилучшими пожеланиями…

Надеемся на дальнейшее сотрудничество.

Надеемся на продолжение сотрудничества.

Сопроводительное письмо . Это письмо мы прилагаем к документам или товарам с целью подтверждения их официального направления и доставки.

Направляем Вам отчет за 2014 год по сбыту продукции со склада № 2.

Виды документов и их количество, наименования товара можно указывать в тексте или в приложении:

Статистические данные на 2 л. в 1 экз.

. Это письмо напоминает о событиях, датах, договоренностях и не требует ответа.

Напоминаем, что дата совещания представительств перенесена с на .

(информационное письмо). Это письмо содержит информацию о мероприятиях, людях, событиях.

Сообщаем, что Беликов Петр Николаевич принят на работу в с .

. Этим видом письма мы подтверждаем участие в , получение документов, факт оказания услуг.

подтверждает участие руководителя в мероприятии, посвященному Дню Победы, в 09–00.

. Это письмо является приглашением на мероприятие или для принятия участия в .

Читайте так же:  куда обратиться если затопили соседи

Приглашаем организацию принять участие в городском субботнике .

. Это письмо — официальный отказ от предложения, услуги, участия. В нем необходимо обосновать причины отказа.

В связи с командировкой руководителя на совещание в Республику Мордовия, мы вынуждены отказать/приносим свои извинения и сообщаем о невозможности посещения выставки «Сельское хозяйство»

и вежливо завершить письмо

Все перечисленные письма формальны. Они обеспечивают успешную коммуникацию внутри организации, сотрудничество с другими компаниями, взаимодействие с вышестоящими и государственными организациями.

Оформление делового письма любого вида стандартно, меняется только содержание.

Если вы хотите получить на свое письмо быстрый отклик, развернутый ответ, чтобы ваше письмо прочитали, запомнили, а не просто пробежали глазами, используйте больше конкретики, пишите яркую тему заголовка и избегайте стандартных фраз и слишком формального подхода.

Уважаемый Петр Петрович!

Наша компания нуждается в 10 новых компьютерах. Можете ли вы поставить требуемое количество до конца недели и выставить счет на оплату?

Я представляю небольшую организацию, и нам в начале следующей недели нужно провести видеоконференцию с филиалами.

Ваша помощь была бы неоценима для нас.

Переход сразу к сути, представление себя и короткое нешаблонное завершение. Вы экономите свое время и время адресата. Скорее всего, он будет рад выполнять ваши просьбы в дальнейшем.

Жалоба прокурору на не устранение нарушений при доследственной проверке (образец)

ДАТА в адрес Прокурора Самарской области Кабалоева М.А. мною было направлено обращение в защиту интересов А. (копию заявления прикладываю к жалобе).

Данное заявление было зарегистрировано ДАТА, а ДАТА направлен мне ответ, исх. № НОМЕР (копию ответа прикладываю к жалобе).

В своем заявлении я просил провести проверку и обязать сотрудников ГУ МВД России по Самарской области (УЭБиПК ГУ МВД России по Самарской области или ОП № 21 УМВД России по г. Тольятти), у которых находится материал проверки КУСП № НОМЕР от ДАТА по факту осуществления якобы незаконной банковской деятельности А., М., В., С.:

– устранить процессуальные нарушения, допущенные при проведении доследственной проверки в отношении А.;

— сообщить о результатах доследственной проверки по факту осуществления якобы незаконной банковской деятельности А., М., В., С., при котором у А. сотрудниками У ФСБ России по Самарской области по г. Тольятти ДАТА в аэропорту Курумоч и в жилище были изъяты денежные средства и предметы;

— предоставить копию протокола, где отражена выемка денежных средств в СУММЕ рублей, а также копию протокола обследования жилого помещение (где отражено изъятие предметов в жилом помещении у А.);

— возвратить изъятые у А. денежные средства в СУММЕ рублей, а также предметы (банковские карты, сим-карты, сотовые телефоны, ноутбук).

Читайте так же:  определение ребенок инвалид

Ответ на мое обращение подписан начальником управления по надзору за следствием, дознанием и оперативно-розыскной деятельность старшим советником юстиции А.Н. Атяскиным, исполнитель В.В. Лошкарев.

Полагаю, что уполномоченный сотрудник областной прокуратуры не разобрался по существу обращения, формально отписав в мой адрес следующий текст: ”В соответствии с п. 3.2 Инструкции о порядке рассмотрения обращений и приема граждан в органах прокуратуры Российской Федерации, утвержденной приказом Генерального прокурора Российской Федерации № 45 от 30.01.2013, (далее — Инструкция) копия Вашего обращения в части доводов о возможных незаконных действиях сотрудников УФСБ России по Самарской области направлена в прокуратуру г. Тольятти.

Кроме того, копия Вашего обращения направлена в ГУ МВД России по Самарской области для рассмотрения в качестве ходатайства по материалу проводимой ими процессуальной проверки по вопросам о сообщении результатов проверки, представлении копии протокола, где отражена выемка денежных средств в сумме СУММА рублей, копии протокола обследования жилого помещения, а также по вопросу возврата изъятых денежных средств.

О результатах рассмотрения обращения Вы будете уведомлены указанными органами”.

Конституция РФ (ст. 18) и федеральные законы России, обязывают прокуроров всех уровней соблюдать конституционные права граждан РФ. В соответствии со ст. 15 Федерального закона от 27.07.04 г. № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации», гражданский служащий обязан соблюдать Конституцию РФ, федеральные законы, иные нормативные правовые акты и обеспечивать их исполнение, соблюдать при исполнении должностных обязанностей права и законные интересы граждан и организаций. В соответствии со ст. 129 Конституции РФ, п. 4 ст. 21, п. 3 ст. 37 УПК РФ, п. 1 ст. 4 Закона «О Прокуратуре РФ», требования и поручения прокурора, предъявленные в пределах их полномочий, обязательны для исполнения всеми должностными лицами.

Игнорирование должностным лицом прокуратуры Самарской области доводов, изложенных в заявлении, приводят к существенному нарушению и лишению граждан конституционных прав и затрудняет их доступ к правосудию.

Как указал Конституционный Суд РФ в “Постановлении” от 3 мая 1995 года N 4-П, требует рассматривать гражданина не как объект государственной деятельности, а как равноправного субъекта, могущего защищать свои права всеми не запрещенными законом способами и спорить с государством в лице любых его органов, предполагают не только право подать в соответствующий государственный орган или должностному лицу заявление, ходатайство или жалобу, но и право получить на это обращение адекватный ответ. А не формальную отписку, в виде нежелания разбираться по существу обращений граждан.

Определением Конституционного Суда № 42 от 25.01.2005 сформулировано:

Читайте так же:  рейтинг риэлторских агентств

— требование к дознавателю, следователю, прокурору на досудебной стадии проводить исследования и оценки ВСЕХ приводимых в обращениях граждан доводов, Правовая позиция Суда сформирована в категорических выражениях: «… решения могут быть вынесены только после … опровержения доводов, выдвигаемых в обращениях,

— право каждого обратившегося в суд, а также в иной государственный орган на получения на свое обращение законного, обоснованного и мотивированного решение соответственно должностного лица или суда,

— обязанность лиц, принимающих решения по обращениям граждан, мотивировать свои процессуальные решения путем указания на конкретные, достаточные с точки зрения принципа разумности, основания.

Действия должностных лиц прокуратуры свидетельствуют о невыполнении требований Инструкции «О едином порядке приема, регистрации и проверки сообщений о преступлениях в органах прокуратуры РФ», утвержденной приказом Генпрокуратуры от 16.03.2006 №12

В соответствии с п. 2.1 Указания генеральной прокуратуры РФ от 05.08.2003г. № 28/20 и приказом Генпрокурора РФ от 16.05.2005г. № 18, должна быть обеспечена всесторонняя проверка изложенных в жалобе доводов.

Ст. 40.4 Федерального закона «О прокуратуре РФ», в соответствии с которой каждый прокурор обязуется непримиримо бороться с любыми нарушениями закона, кто бы их ни совершил, чутко и внимательно относиться к предложениям, заявлениям и жалобам граждан, соблюдать объективность и справедливость, сознавая, что нарушение этих обязательств, несовместимо с дальнейшим пребыванием в органах прокуратуры.

Между тем, защита законных интересов гражданина РФ, а также обеспечение доступа к правосудию традиционно провозглашается одной из основных задач и обязанностей прокуратуры.

Реализация этих прав, задач и обязанностей четко оговорена законом и охраняется им (ст.ст.18, 45 Конституции РФ, ст.2 УК РФ, п.1 ч.1 ст.6, ст.ст.21, 22, 42 УПК РФ). Органы прокуратуры действуют от имени государства и призваны контролировать исполнение этого закона, а не саботировать их исполнение. Положения ст. 46 и 52 Конституции РФ гарантируют право каждого на судебную защиту и право потерпевших от преступлений и злоупотреблений властью, на доступ к правосудию.

Вместо того, чтобы разобраться в поданном заявлении и принять меры прокурорского реагирования, прокуратура направляет заявление для проверки тому же органу (ГУ МВД России по Самарской области), чьи неправомерные действия мною обжалуются прокурору области.

На основании вышеизложенного,

Обязать должностных лиц Прокуратуры Самарской области провести полную проверку по фактам, изложенным в поданном мною заявлении.

Прошу уведомить меня о результатах рассмотрения данного обращения по адресу: 443080, г. Самара, проспект Карла Маркса, д. 192, оф. 619.

о результатах рассмотрения прошу сообщить
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here