нумерация кадровых приказов

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве – неотъемлемый атрибут документооборота любой организации. Из нашей статьи читатель узнает, зачем необходима нумерация приказов, какие варианты организации кадрового документооборота существуют, и как присвоить приказу номер.

Законодательство, регулирующее вопросы нумерации кадровых документов

В каждой организации постоянно оформляются кадровые документы – при приеме и увольнении сотрудников, при издании приказов и принятии коллективных договоров, во многих других случаях. Для того, чтобы документы были систематизированы, каждую бумагу было легко найти, применяются различные методы, основным из которых является нумерация всей кадровой документации.

Единая система кадрового документооборота не устанавливается для всех видов организаций. Для некоторых ведомств применяются свои инструкции. Чаще всего, это инструкции по делопроизводству, — например, приказ Казначейства России от 27.05.2011 № 206, которым утверждена инструкция по делопроизводству в органах Федерального казначейства, Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде, утвержденная Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 29.04.2003 № 36.

В организациях и у ИП единой системы документооборота на законодательном уровне не закрепляется, однако это не значит, что ее не нужно вводить. Закрепление такой системы возможно с помощью локальных актов, принимаемых в порядке, установленном ст. 40 ТК РФ. Локальные акты принимаются с учетом требований ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, Приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33, Приказа Минкультуры России от 25.08.2015 № 558, иных актов.

Читайте так же:  сроки расторжения договора

При грамотной разработанной системе кадрового документооборота, которая включает в себя и порядок нумерации приказов, в нескончаемом потоке документов разобраться будет гораздо проще.

Приказы, которые принимаются в организации и подлежат нумерации

Приказ – это распорядительный документ, который принимается руководителем организации (единоличным исполнительным органом) с целью регулирования внутренних и внешних правоотношений. Виды приказов, которые могут быть приняты в организации отражены в Приказе Минкультуры России № 558. Разумеется, представленный перечень не является исчерпывающим, однако может дать представление о том, какие приказы могут приниматься в фирме.

Важно! Разграничение приказов друг от друга и их нумерация важны еще и потому, что для каждого документа предусмотрен свой срок хранения.

Приказы, принимаемые в организации условно можно разделить на следующие виды:

Есть вопрос? Ответим по телефону! Звонок бесплатный!

  1. По личному составу. Это распоряжения, связанные с приемом и увольнением сотрудников, и т.д.
  2. По основной деятельности. Это локальные акты любой направленности, например, Положение об охране труда.
  3. По административно-хозяйственной деятельности. Это приказы по порядку посещения производственных помещений, организации охраны, и т.д.

Порядок нумерации: как вести нумерацию приказов в кадровом делопроизводстве?

Поскольку императивных требований к тому, каким образом должна осуществляться нумерация нет, каждый работодатель вправе избрать свою систему. Однако, чтобы не изобретать велосипед, можно воспользоваться уже готовыми моделями, о которых расскажем далее.

  1. Первый вариант – использование букв и цифр. Цифры проставляются по порядку, а от буквенного значения зависит тип приказа. Например, номер приказа 2-У может означать, что документ принят в начале года, и это приказ об увольнении сотрудника. Можно добавлять к таким приказам цифровые значения года принятия, например, № 2-У-2018.
  2. Второй вариант – группировка приказов по уже упомянутым выше группам (по личному составу, и т.д.). Нумерация каждой группы начинается с 1 и продолжается либо до окончания календарного года, либо до бесконечности.
  3. Третий вариант – разработка более сложной систематизации. Такая система, несмотря на свою сложность, оправдывает себя в полном объеме. Приказы систематизируются по нескольким критериям, например: дате принятия; группе, сроку хранения; структурному подразделению, в отношении которого документ принят и т.д. Например, Приказ № 2017-5—50л-ЛС-ЭО может означать, что приказ принят в 2017 году за номером 5, срок его хранения составляет 50 лет, он является приказом по личному составу, и относится к экономическому отделу организации.

Какой вариант выбрать – зависит от конкретной организации и предпочтений руководства. Любой вариант нумерации можно закрепить в локальном акте.

Учет приказов в журнале учета

Для удобства регистрации приказов, их можно заносить в специальный журнал учета. То, какие приказы заносить в журнал, выбирает руководство организации. Как правило, в них регистрируются приказы по формам № Т-1, Т-1а, Т-8, Т-8а, Т-9, Т-9а, утвержденным Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.

Читайте так же:  кассационный порядок рассмотрения уголовного дела

Формы журналов на законодательном уровне не утверждается, соответственно в каждой фирме может быть введен свой журнал.

В них указываются следующие сведения:

  1. Титульный лист, в котором отражены название журнала, дата начала и окончания его ведения, наименование организации.
  2. Раздел, в котором дается указание на ответственного лица за его ведение, перечень приказов, принятых в фирме, их номера, сроки хранения, перечень лиц, на которые конкретные приказы распространяются.

Таким образом, в каждой организации может устанавливаться свой порядок нумерации приказов, а также формы журналов их регистрации.

Нумерация кадровых приказов

Приказы по личному составу играют важную роль в жизни организации. Их издают, чтобы зафиксировать прием работников на работу, перевод и увольнение, условия работы и оплаты, факты предоставления отпусков, поощрения и взыскания. Поэтому кадровики должны знать правила оформления и порядок нумерации этих документов.

Для чего нужно нумеровать кадровые приказы, каковы правила нумерации и как поступить, если эти правила были нарушены, рассмотрим в статье.

ОБЯЗАТЕЛЬНО ЛИ НУМЕРОВАТЬ КАДРОВЫЕ ПРИКАЗЫ?

В ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016) регистрационный номер документа – один из ключевых реквизитов для организационно-распорядительных документов. И хотя соблюдение требований национальных стандартов — дело добровольное [1] , контролирующие инстанции, скорее всего, с недоверием отнесутся к приказу, у которого нет номера. Этот реквизит имеет большое правовое значение, поскольку неразрывно связан с датой подписания приказа. В Таблице разместим государственные стандарты (и методические рекомендации к ним), которые содержат информацию о нумерации документов.

Ни один федеральный закон не содержит прямого требования нумеровать кадровые документы и не описывает правила такой нумерации. О том, что у приказов должны быть номера, сказано в некоторых подзаконных и нормативных правовых актах (далее – НПА):

Читайте так же:  можно ли носить охолощенное оружие без разрешения

1. Инструкция по заполнению трудовых книжек[4] предписывает в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о поощрениях» указывать не только дату приказа, но и его номер:

2. Указание на номер приказа фигурирует в формах сообщений, разработанных Генштабом Вооруженных Сил Российской Федерации для работодателей[5].

3. В унифицированных формах приказов по личному составу также предусмотрено проставлять номера. Эти формы не являются обязательными, но многие организации продолжают их использовать, сохранив прежние реквизиты, в том числе регистрационный номер документа.

4. В п. 3.21 Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях[6] предписано обязательно регистрировать приказы.

Вывод. Отсутствие номера не делает приказ недействительным при условии, что другие реквизиты оформлены правильно и документ подписан уполномоченным лицом. Однако во избежание различных проблем нумеровать приказы нужно.

ПЯТЬ ПРАВИЛ НУМЕРАЦИИ КАДРОВЫХ ПРИКАЗОВ

Ни один НПА не устанавливает порядок присвоения номеров внутренним документам работодателя. Однако есть базовые правила, которые обусловлены целями нумерации и основываются на положениях архивного законодательства. Перечислим основные моменты.

Правило 1. Приказы с разными сроками хранения должны иметь отдельную нумерацию

Это правило вытекает из п. 4.20 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях[7] (далее – Правила 2015). Документ является НПА и обязателен для всех организаций.

Документы с разными сроками хранения группируются в разные дела (папки, базы), а внутри каждого дела – своя нумерация. Следовательно, приказы с разными сроками хранения имеют отдельную нумерацию.

Чтобы определить сроки хранения приказов по личному составу, надо воспользоваться Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения[8] (далее – Перечень 2019).

Читайте так же:  как оформить доверенность на получение документов

[1] Статьей 4 Федерального закона от 29.06.2015 № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации» (в ред. от 03.07.2016) установлен принцип добровольности применения стандартов.

[3] Здесь и далее – ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

[5] См. Приложение № 9 к Методическим рекомендациям по ведению воинского учета в организациях (утв. Генштабом Вооруженных Сил Российской Федерации 11.07.2017).

[6] Утв. Приказом Росархива от 11.04.2018 № 44.

[7] Утв. Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526.

[8] Утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

А.Н. Славинская, специалист по кадрам

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 2, 2021.

нумерация кадровых приказов
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here