как оформить прогул сотрудника

Акт о прогуле – востребованный документ, который составляется в том случае, если сотрудник предприятия злостно нарушает трудовую дисциплину, не соблюдая правила рабочего распорядка или вовсе не являясь на работу. Данный документ дает работодателю полное право применить к сотруднику дисциплинарное наказание – начиная от замечания (на первый раз) и заканчивая увольнением (при систематических прогулах).

К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

  • Бланк и образец
  • Бесплатная загрузка
  • Онлайн просмотр
  • Проверено экспертом

Что считается прогулом

Согласно закону РФ, прогулом считается отсутствие сотрудника на рабочем месте от четырех и более часов подряд без предварительного предупреждения руководства. Главная особенность прогула – отсутствие уважительной причины или нежелание работника как-либо объяснить этот факт. Таким образом, неисполнение сотрудником служебных обязанностей вполне закономерно приводит к различным мерам воздействия в отношении него со стороны работодателя.

Что не считается прогулом

Наравне с определением прогула закон четко обрисовывает ситуации, когда отсутствие работника на месте не может считаться прогулом. Это:

  • время, проведенное на больничном;
  • сдача экзаменов, защита диплома и т.п.;
  • вызов сотрудника в суд или правоохранительные органы;
  • форс-мажорные обстоятельства (стихийные бедствия, погодные условия и т.д.).

Эти и некоторые другие обстоятельства, приведшие к неявке сотрудника, при наличии соответствующих справок не могут служить признанием прогула.

Также прогулом не считается невыход работника на работу вследствие неисполнения работодателем своих обязанностей, в частности, невыплате заработной платы в течение 15 дней и более (но только при условии предварительного уведомления работодателя).

Читайте так же:  в каком банке выгоднее взять кредит наличными

Кто составляет акт о прогуле

Как правило, оформлением данного документа занимается либо специалист кадрового отдела, либо юрист, либо руководитель структурного подразделения, либо секретарь предприятия. Для того, чтобы в дальнейшем к акту не было высказано никаких претензий, при его составлении должна присутствовать специально созданная комиссия из других сотрудников предприятия (два и более человек), которые своими подписями также удостоверяют факт отсутствия конкретного работника на рабочем месте.

После написания акта он в обязательном порядке передается для ознакомления работнику, допустившему прогул, а также руководству. В последующем на основе акта составляется приказ о взыскании за отсутствие на рабочем месте.

Акт должен быть составлен не позднее, чем через месяц после зафиксированного прогула. В противном случае, документ утрачивает юридическую силу.

Основные особенности Акта об отсутствии работника на рабочем месте

Данный документ не имеет унифицированного образца, поэтому он может составляться в свободной форме или же по разработанному на предприятии шаблону. Акт может быть написан на фирменном бланке организации или на обычном листе А4 формата. Составляется он в двух экземплярах, один из которых остается у работодателя, второй передается сотруднику. Оба экземпляра должны быть подписаны комиссией и самим работником.

В акте обязательно должна содержаться информация

  • о предприятии, на котором работает «прогульщик»,
  • составе комиссии, участники которой свидетельствуют о прогуле,
  • объяснения (если таковые имеются) о причинах неявки на работу.

Инструкция по оформлению Акта о прогуле

Акт имеет стандартную форму с точки зрения делопроизводства и не должен вызвать особых затруднений.

  • В «шапке» посередине пишется наименование документа («Акт») с коротким обозначением его сути (в данном случае «об отсутствии работника на рабочем месте», но можно написать короче: «о прогуле работника»).
  • В строке ниже указывается город, в котором зарегистрирована организация, выписывающая акт, а также дата его оформления.
  • Затем вписывается состав комиссии: должности сотрудников, вошедших в нее, а также их фамилии, имена и отчества.
  • Далее нужно внести то же самое, касающееся работника, в отношении которого создается данный документ (его должность, фамилию, имя, отчество).
  • После этого необходимо четко зафиксировать точную дату и время прогула (если это несколько часов, указать с какого и до какого часа зафиксирован факт отсутствия сотрудника).
  • Вносим причины, которыми работник объясняет свой прогул. Если их нет, то этот факт также следует отразить в акте.
Читайте так же:  есть ли районный коэффициент в москве

Акт должен включать в себя подписи сотрудников, вошедших в состав комиссии, напротив соответствующих должностей с обязательной расшифровкой. В завершение документ должен подписать нарушивший дисциплину сотрудник, тем самым удостоверяя, что с актом он ознакомлен и согласен.

После составления акта

Если сотрудник не согласен с актом, он может обратиться за защитой своих интересов в трудовую инспекцию или суд. В некоторых случаях, оспаривание факта прогула и последующего дисциплинарного взыскания приводит к его аннулированию. В частности, это может быть, когда:

Как оформить прогул сотрудника

Большинство компаний используют автоматизированные системы учета (АСУ) рабочего времени. Однако, как правило, они отмечают только время прихода и ухода с работы, а промежуточное время — нет. Также в АСУ периодически бывают сбои при скачках напряжения или внезапном отключении электроэнергии. В результате могут появляться ошибки, из-за которых время прихода и ухода отображается некорректно.

Поэтому только на данные АСУ при фиксации прогула полагаться не стоит. Доказательством может стать видеофиксация, то есть камеры наблюдения, которые также установлены во всех современных офисах. Можно посмотреть запись с камер и со 100% уверенностью установить время отсутствия сотрудника.

Однако в первую очередь отсутствие работника на работе заметит его непосредственный начальник. Он то нам как правило и сообщит об исчезновении сотрудника. При получении данной информации важно зафиксировать время, когда к вам обратился данный руководитель. Далее незамедлительно попытайтесь связаться с работником сами по тем контактным данным, которые у вас есть в 1С или др. учетной системе.

Если сотрудник не выходит на связь, напишите ему письмо по электронной почте с просьбой перезвонить и сообщить о причинах отсутствия.

В случае, если работник не связался с вами в течение 4 часов с момента обнаружения его пропажи, нужно уже готовить документальную базу для применения дисциплинарного наказания.

Читайте так же:  увольнение по собственному желанию в декрете

Обычно такой приказ действует на работника отрезвляюще и он становится более дисциплинированным. Если же прогул повторится, то я бы предлагал оформить увольнение по соответствующему основанию. Повторение прогула будет означать, что сотрудник не использовал предоставленный ему шанс и снова подвел своего руководителя и коллектив.

Может произойти так, что письмо до сотрудника не дошло — вы не увидели отметку о получении по трекномеру. Этому же может быть две причины:

    либо он сознательно не хочет получить письмо и не открывает дверь почтальону

Если работник долго не выходит на связь, обычно к нему приезжают коллеги или связываются с его семьёй. Для этого при приеме на работу сотрудника разумно будет записать контакты членов его семьи.

Однако бывают случаи, когда с работником невозможно связаться, чтобы потребовать от него объяснения о причинах отсутствия. Например, если работник покинул место жительства или он работал удаленно и перестал отвечать по телефону и в мессенджерах.

В этом случае придется привлекать правоохранительные органы — нужно обращаться в полицию как по месту жительства, так и по месту постоянной регистрации работника с просьбой провести розыскные мероприятия по факту пропажи человека. Полиция опросит соседей, родственников, коллег с предыдущих мест работы и так далее. Если розыскные мероприятия не увенчаются успехом, то работодатель и (или) полиция может обратиться в суд с заявлением о признании сотрудника безвестно отсутствующим, если в течение одного года нет сведений о его пребывании (согласно ст. 42 ГК РФ). После решения суда работодатель может уволить пропавшего сотрудника, но уже не за прогул, а по п. 6 ст.83 ТК РФ — смерть работника, а также признание его умершим или безвестно отсутствующим.

Читайте так же:  как откосить от армии по гипертонии

Как правило, прогуливающие работу сотрудники делают это регулярно. Знающие об этом руководители не всегда обращаются за помощью к HR. Они пытаются «уладить» всё в рамках отдела и «не выносить сор из избы». В результате сотрудники-нарушители вначале стараются как-то обосновать свои проступки, а потом, убедившись в безнаказанности, начинают наглеть и не просто опаздывать, а прогуливать работу часами или вообще не появляться на работе днями.

В своей практике я сталкивался с подобным на одном из опытных производств. Но увольняли их не по статье за прогул, а с помощью заявлений об увольнении по собственному желанию с открытой датой и подписью работника. При очередном эпизоде прогула мы заполняли дату увольнения сами и оформляли увольнение по собственному желанию.

Я не помню ни одного такого случая, когда вопрос об увольнении вставал сразу же после первого прогула. Обычно руководители проявляют выдержку и терпение, пытаются понять причины нарушений трудовой дисциплины, даже покрывают своих подчинённых в надежде на то, что они исправятся и рабочий процесс восстановится. И только в случае безвыходности положения обращаются к HR и начинают применять юридические механизмы для избавления от работника-нарушителя.

как оформить прогул сотрудника
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here