что такое приказ по личному составу

Приказы и распоряжения по личному составу – это документы, которые регулируют трудовые отношения и отражают действия и события, связанные с сотрудниками компании.

Поговорим о том, когда нужны такие приказы, как их заполняют и хранят. А также расскажем про правила оформления приказов и дадим пример заполнения.

Какие приказы относятся к личному составу?

Это приказы, которые касаются режима и условий работы сотрудников, оплаты труда и т.д.

  • о приеме на работу;
  • об увольнении;
  • о предоставлении очередного или другого вида отпуска;
  • о переводе на другую должность или в другое подразделение;
  • о замещении отсутствующего сотрудника;
  • о выплате вознаграждений;
  • о привлечении к работе сверхурочно;
  • о дисциплинарном взыскании;
  • о направлении в командировку.

Каждый такой приказ – официальное основание для действия в отношении работника: внесения записи в трудовую книжку, выплаты отпускных или командировочных, лишения премии и т.д.

Порядок составления и оформления приказов по личному составу

Для любого приказа по личному составу должно быть основание.

Например, если сотрудник уходит в отпуск, основанием будет его заявление. Если нужно наказать за опоздание или прогул – докладная записка руководителя структурного подразделения, акт отсутствия на рабочем месте, объяснительная записка сотрудника.

Раньше работодатели должны были использовать унифицированные формы, утвержденные Постановлением Госкомстата № 1 от 05.01.2004. Теперь такого требования нет, но многие по-прежнему пользуются готовыми формами из этого приказа, т.к. это удобно.

Читайте так же:  как продать авто с электронным птс

В то же время, никто не запрещает работодателям разрабатывать свои формы приказов. Главное, чтобы в них были обязательные элементы:

  • наименование документа;
  • номер;
  • дата;
  • название организации;
  • смысловая часть;
  • Ф.И.О. сотрудника, которого касается приказ;
  • основание;
  • отметка об ознакомлении сотрудника с документом;
  • подпись руководителя организации либо другого уполномоченного лица.

При этом нужно помнить, что многие приказы по личному составу относятся к первичным документам, т.к. служат основанием для оплаты. Поэтому, они должны содержать обязательные для «первички» реквизиты: наименование, дату составления, название компании, суть хозяйственной операции и др.

Можно оформить сводный приказ на группу сотрудников, перечислив Ф.И.О. каждого.

Важно!

Если компания использует не унифицированные приказы, а самостоятельно разработанные бланки или видоизмененные унифицированные, нужно утвердить их руководителем и закрепить в ЛНА компании. Например, в инструкции по кадровому делопроизводству. Документы, которые служат основанием для выплат и являются «первичкой», должны быть закреплены в учетной политике.

Образец приказа по личному составу:

Следите, чтобы формулировки совпадали с формулировками ТК РФ. Так, некоторые работодатели по привычке продолжают применять такое дисциплинарное взыскание как строгий выговор. Но в действующей редакции Трудового кодекса есть только замечание и выговор. За неверную формулировку можно получить штраф при проверке трудинспекции. К тому же такой приказ не может быть основанием для увольнения.

Вот почему важно, чтобы кадровыми документами занимались специалисты, подкованные в вопросах трудового законодательства, а не случайные работники в качестве дополнительной нагрузки (бухгалтеры, секретари, и т.д.).

Учет приказов по личному составу

Кадровые приказы нужно регистрировать в отдельном журнале. Строго установленной формы журнала нет Образец записи в едином журнале регистрации без классификации по видам – см. ниже).

В зависимости от размеров компании и количества приказов можно вести как один перечень приказов по личному составу, так и отдельные – по ситуациям:

  • приему на работу;
  • увольнениям;
  • отпускам;
  • командировкам и т.д.
Читайте так же:  что такое добавочный капитал

Журнал регистрации приказов по личному составу выглядит так:

Форму журнала нужно закрепить в локальном нормативном акте.

Хранение приказов по личному составу

Сколько хранить все эти документы – написано в специальном перечне Минкультуры (утв. приказом от 25.08.2010 № 558).

Согласно документу, приказы по личному составу хранят:

  • приказы о приеме на работу, переводам, увольнениям, изменения оплаты труда и различных выплат, отпусков и командировок работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, длительных командировок и др. – 75 лет (для документов, созданных до 1 января 2003 года);
  • те же документы, но оформленные после 1 января 2003 года – 50 лет;
  • приказы по наказаниям, отпускам, коротким командировкам – 5 лет.

Журналы учета приема, перемещения (перевода), увольнения работников хранят 75 (или 50) лет, а журналы учета отпусков – 3 года (статья 695 того же Перечня).

Если в организации не все кадровые процедуры оформлялись приказами, их нужно оформить хотя бы задним числом во избежание штрафов от трудовой инспекции и споров с сотрудниками. То же самое касается ЛНА по кадровым вопросам.

Чтобы убедиться, все ли у вас в порядке с кадровым учетом, и готовы ли вы к проверке, закажите кадровый аудит в 1С-WiseAdvice. Мы проверим соответствие кадрового делопроизводства федеральным стандартам и требованиям ТК РФ, выявим слабые места и дадим рекомендации по восстановлению кадрового учета.

Мы всегда работаем командой: кадровик, юрист по трудовому праву, бухгалтер по расчету зарплаты, налоговый консультант, поэтому выявляем проблемы и по смежным направлениям (зарплата и налоги).

Навсегда избавиться от проблем, связанных с кадровой документацией, вам поможет аутсорсинг кадрового делопроизводства от 1С-WiseAdvice. Мы гарантируем компенсацию всех штрафов, если нарушения допущены по нашей вине.

Читайте так же:  оценка стоимости авто для нотариуса

Что относится к документам по личному составу — скачать бланк и образцы

К документам по личному составу относится большая часть объектов делопроизводства, прежде всего кадровые и организационно-распорядительные.

Документация этой категории отличаются большим «весом» на предприятии, поэтому правильности и точности работы с ними должно уделяться особое внимание. Как правило, для организации «жизнедеятельности» документации создаются специальные отделы (даже в небольших компаниях или у ИП).

В статье представлен перечень документов этой группы, а также даны ссылки на скачивание бланков и образцов..

Что такое документы по личному составу

В группу документов по личному составу законодательно объединяют ряд объектов, которые (в бумажном виде или электронном варианте) являются гарантом социальной защиты работников: это официальные подтверждения трудового стажа работников, размера оплаты их труда, наличие льготных прав и иной документации, образующейся в процессе основной и побочной деятельности предприятия.

К данной категории относятся архивные документы, отображающие факт трудовых отношений между работодателем и подчиненными (это закреплено в пункте 3 статье 3 Федерального закона от 22.10.2004 №125-ФЗ).

Условно их можно разделить по объектам их рассмотрения: экономическим, кадровым, социальным и профессиональным. Это будет подробнее описано ниже.

Что относится — перечень

Согласно действующим нормативам, документы по личному составу разделяют на четыре большие группы.

К ним относятся:

  1. Свидетельства трудовой деятельности работников (в том числе на предприятиях с вредными и/или опасными условиями труда) – бумаги о приеме на работу, переводе, перемещении, увольнениях, отпусках, присвоении званий, иные документы. Примерами наиболее известных объектов являются организационно-распорядительные документы по личному составу (приказы, трудовые договоры, служебные контракты, распоряжения).
  2. Кадровая документация – трудовые книжки, личные дела, личные карточки работников, журналы учета, персональные документы. Личные карточки относятся к этой категории только в том случае, если они составлены по унифицированным правилам – форме Т-2,Т-2ГС (МС) и Т-4.
  3. Документы по охране труда и смежным направлениям – списки на льготы, сертификаты о прохождении курсов обеспечения промышленной безопасности, путевые листки, акты или заключения о вредности/опасности факторов, расследования несчастных случаев и прочее.
  4. Документы по расчетам заработной платы, премий, пособий и иных выплат – лицевые счета, расчетно-платежные или расчетные ведомости, табели учета рабочего времени, акты выполненных работ и многое другое.

Поскольку список документация включает широкий спектр: от анкет на получение льготной пенсии до квалификационных листов и сертификатов, для нормализации документооборота, в первую очередь, учитывается именно категория – без углубления в детали, если это не требуется в настоящий момент.

Порядок и сроки хранения

Все условия документооборота по личному составу отображены в Федеральном законе №125-ФЗ. Сроки хранения подробно описаны в статье 22.1 настоящего закона.

Читайте так же:  заявление об отсрочке исполнения решения суда

Нормативы хранения таковы:

  • документы по личному составу, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, должны храниться 75 лет;
  • законченные после 1 января 2003 – сохраняются 50 лет.

По истечении срока документы должны проходить повторную экспертизу ценности, после чего их либо отправляют на утилизацию, либо повторно направляют на хранение (на срок не менее 50 лет).

Однако есть нюансы:

  1. Документы по личному составу, связанные с прохождением государственной службы лиц, но при этом не являющиеся гостайной, должны храниться минимум 75 лет.
  2. Журналы регистрации несчастных случаев необходимо хранить 45 лет.
  3. Документы третьей степени важности (расчетные листы на выдачу зарплаты, журналы учета отпусков, приказы о дисциплинарных взысканиях) должны храниться в течение 5 лет.

Порядок хранения подразумевает наличие специального места – локального архива компании, обустроенного по закону №125-ФЗ.

Документы передают в архив в строго установленные строки: для документации по личному составу он определяется периодом не позднее, чем через 3 года после завершения делопроизводства.

Формировать дело для архива нужно таким образом:

  • освободить листы от файлов, скрепок, скоб, а также пронумеровать листы карандашом в правом верхнем углу;
  • расположить документы в хронологическом порядке (вначале – более старый документ);
  • подготовить титульный лист, внутреннюю опись и лист-заверитель.

Если в дело идут оригиналы крупных объектов (например, военный билет или трудовая книжка), их нужно прикладывать вместе с пронумерованным конвертом.

Скачать бланки и образцы

Скачать бланки и образцы документов по личному составу можно в данном разделе.

Выводы

К документам по личному делу относятся кадровые, расчетные бумаги, свидетельства трудовой деятельности и охраны труда.

Полный перечень, условия и сроки их хранения приведены в Федеральном законе от 22 октября 2004 №125-ФЗ.

Читайте так же:  можно ли купить часть дома в ипотеку

Согласно этому закону, первостепенные документы по личному составу хранятся 50 или 75 лет.

Журналы учета отпусков, расчетные листки, приказы о дисциплинарных взысканиях можно хранить всего 5 лет.

что такое приказ по личному составу
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here